Nếu bạn đến trường kinh doanh để lấy bằng MBA, bạn có thể sẽ học về một khái niệm được gọi là 'khoảng kiểm soát'. Nói tóm lại, khoảng kiểm soát có nghĩa là có bao nhiêu nhân viên mà một người quản lý có thể trực tiếp báo cáo cho họ.
Dựa trên nhiều nghiên cứu học thuật đã nghiên cứu về chủ đề này, số lượng báo cáo trực tiếp tối ưu cho bất kỳ nhà quản lý nào nên là số bảy may mắn, cộng hoặc trừ một số ít.
Nhưng khi nói đến thiết kế tổ chức của bạn , bạn có thể muốn điều chỉnh con số này dựa trên một vài biến số khác nhau. Có thể khoảng kiểm soát của bạn nên thấp hơn hoặc có thể cao hơn. Ví dụ, chúng tôi biết rằng các nhà quản lý trong các tổ chức 'phẳng hơn' có xu hướng có nhiều báo cáo trực tiếp hơn so với những người làm việc trong cơ cấu quản lý phân cấp hơn. Các tổ chức phẳng hơn này có xu hướng ít chính thức hơn và có luồng thông tin tốt hơn. Các tổ chức có thứ bậc hơn với phạm vi kiểm soát thấp hơn có xu hướng chính thức hơn. Nói cách khác, khi trả lời câu hỏi người quản lý của bạn nên có bao nhiêu báo cáo trực tiếp, câu trả lời là: tùy, nhưng đó là một yếu tố quan trọng của thiết kế và văn hóa tổ chức, vì vậy bạn không thể cứ cho rằng điều này sẽ hiệu quả .
Hãy để tôi giải thích.
1. Độ phức tạp của công việc
Biến đầu tiên trong việc đánh giá phạm vi kiểm soát trong tổ chức của bạn là thiết lập mức độ phức tạp của công việc đang được thực hiện. Ví dụ: nếu bạn điều hành một trung tâm cuộc gọi sử dụng các quy trình khá chuẩn cho mọi nhân viên, thì có lẽ một người quản lý có thể có tới hai mươi hoặc thậm chí ba mươi người trực tiếp báo cáo cho anh ta hoặc cô ta. Nhưng khi bạn điều hành một công ty tư vấn chuyên nghiệp, nơi mà mức độ phức tạp của công việc thay đổi theo dự án, các nhà quản lý có thể hiệu quả hơn với phạm vi kiểm soát nhỏ hơn để đảm bảo nhân viên nhận được sự chú ý và nguồn lực cần thiết để hoàn thành công việc.
hai. Kỹ năng và kinh nghiệm của nhân viên
Mặt trái của phương trình, bạn cũng sẽ cần phải xem xét trình độ kỹ năng và kinh nghiệm của nhân viên. Ngay cả những nhà quản lý giỏi nhất cũng chỉ có thể đảm nhận việc đào tạo rất nhiều người mới vào công việc. Nếu những người trong ví dụ về trung tâm cuộc gọi của chúng tôi mới được tuyển dụng và có ít hơn vài tuần kinh nghiệm, thì bạn có thể cần một khoảng kiểm soát thấp hơn nhiều vì những người lao động mới đó đã được đào tạo về công việc. Nhưng nếu hầu hết các nhân viên trong trung tâm cuộc gọi đã làm việc ở đó từ hai đến ba năm, nhiều người trong số họ thậm chí có thể đã viết các quy trình mà mọi người sử dụng, thì bạn sẽ có một khoảng kiểm soát lớn hơn nhiều.
3. Tỷ lệ lỗi có thể chấp nhận được
Việc tìm ra khoảng kiểm soát phù hợp cũng phụ thuộc vào tính chất của công việc đang được thực hiện, đặc biệt là tỷ lệ sai sót cho phép. Điều đó có nghĩa là công việc càng chính xác thì người quản lý càng phải có ít báo cáo trực tiếp hơn. Ví dụ: nếu bạn điều hành một nhà hàng bình dân theo phong cách gia đình, bạn có thể thoát khỏi phạm vi kiểm soát lớn hơn vì khách hàng sẽ dễ dàng chấp nhận những sai lầm. Hoặc, trong trường hợp xấu nhất, bạn có thể phải tính toán bữa ăn liên tục do lỗi máy chủ. Nhưng nếu bạn điều hành một nhà hàng ba sao Michelin, khách hàng của bạn sẽ chẳng tha thứ gì ngoài dịch vụ ưu tú - hoặc bạn có nguy cơ bị mất xếp hạng. Tất cả mọi thứ, từ vị trí của đồ bạc và khăn ăn cho đến rót rượu, cần phải chính xác. Trong trường hợp như vậy, phạm vi kiểm soát của bạn sẽ hẹp hơn nhiều.
Bốn. Kinh nghiệm quản lý
Một yếu tố quan trọng khác trong việc đánh giá phạm vi kiểm soát đối với tổ chức của bạn là đánh giá kỹ năng và mức độ kinh nghiệm của các nhà lãnh đạo của bạn. Ví dụ, một CEO cực kỳ dày dạn kinh nghiệm có thể quản lý hiệu quả từ mười ba đến mười lăm VPS và giám đốc. Đó là bởi vì Giám đốc điều hành có nhiều kinh nghiệm làm việc ở các vai trò khác nhau trong doanh nghiệp đến mức anh ta hoặc cô ta có thể duy trì hiệu quả ngay cả khi phạm vi kiểm soát của họ gần gấp đôi so với con số ghi trong sách. Mặt khác, nếu bạn đã thăng chức một nhà lãnh đạo khá mới vào vai trò Giám đốc điều hành, bạn có thể vẫn muốn giới hạn phạm vi kiểm soát của họ trong vài năm đầu tiên.
5. Môi trường năng động
Yếu tố cuối cùng trong việc xác định tỷ lệ lý tưởng của các báo cáo trực tiếp cho người quản lý là đánh giá mức độ năng động của công việc hoặc môi trường thị trường. Theo nguyên tắc thô, mọi thứ càng năng động thì khoảng kiểm soát càng hẹp. Ví dụ: nếu bạn hoạt động trong lĩnh vực công nghệ, nơi các sản phẩm mới sẽ ra mắt hàng tháng hoặc thậm chí hàng tuần, bạn có nguy cơ khiến người quản lý của mình bị quá tải do có quá nhiều người báo cáo cho họ. Tất nhiên là ngược lại, nếu bạn làm việc trong một môi trường ổn định và dễ đoán.
6. Sử dụng công nghệ
Tính khả dụng phổ biến của công nghệ đã cho phép các nhà quản lý tăng phạm vi kiểm soát của họ vì các công cụ cho phép nhiều luồng thông tin hơn. Không cần thiết phải có các cuộc họp cập nhật thường xuyên với bạn, hãy sử dụng công cụ triển khai chiến lược như Khorus để cập nhật mọi dự án. Điều này bao gồm mở rộng cho các nhân viên từ xa mà người quản lý có thể hiếm khi gặp trực tiếp. Vì vậy, các công ty hỗ trợ công nghệ cao có thể hoạt động với phạm vi kiểm soát lớn hơn.
Vì vậy, khi nói đến việc thiết kế tổ chức của bạn và quyết định khoảng kiểm soát tối ưu, bạn có thể bắt đầu với số sách là bảy. Nhưng một cách tiếp cận chu đáo hơn sẽ là sửa đổi con số đó dựa trên năm biến số này để xem con số kỳ diệu của bạn thực sự là gì.
