Kể từ khi Ray Kroc đưa McDonald's đến với đại chúng, các doanh nhân đã mong muốn đơn giản hóa và hợp lý hóa các quy trình lặp đi lặp lại của họ, chuyển các hoạt động kinh doanh phức tạp xuống thành các nhiệm vụ dễ dàng đào tạo.
Nhưng, có một mối nguy hiểm nếu đi quá xa. Nếu mục tiêu của bạn là chứng minh giả cho doanh nghiệp của mình, hãy suy nghĩ lại.
Theo Reed Hastings, người sáng lập Netflix, hậu quả bất ngờ của việc đơn giản hóa mô hình kinh doanh của bạn là tài năng sắp tới của bạn sẽ không đạt được thành tích cao. Anh ấy chia sẻ trên ' Bậc thầy về quy mô 'podcast,' Điều mà chúng tôi không thể hiểu được là bằng cách kiểm chứng giả tất cả các hệ thống rằng chúng tôi sẽ có một hệ thống mà chỉ có những hình nộm mới muốn làm việc ở đó. '
Hãy suy nghĩ về điều đó trong một phút.
Nếu bên trong doanh nghiệp của bạn, mọi quyết định đều được điều khiển bởi chính sách thay vì con người, thì sẽ không có chỗ cho những cá nhân tự chủ, sáng tạo, tài năng tự suy nghĩ và thúc đẩy doanh nghiệp của bạn phát triển.
Câu chuyện của Netflix không phải là ngoại lệ - nó luôn diễn ra theo cùng một cách. Một tổ chức bắt đầu như một công ty khởi nghiệp nhanh nhẹn, ngây thơ với tất cả các vấn đề mà nó nhất định gặp phải.
Sau đó, theo thời gian, khi những vấn đề đó xuất hiện, các chính sách và quy trình được phát triển giống như một tấm áo giáp để bảo vệ công ty khỏi những sai lầm tương tự một lần nữa. Từng chút một, bộ máy quan liêu len lỏi vào, và nếu không cẩn thận, bạn có thể bị chôn vùi dưới một núi băng đỏ.
Vì vậy, làm thế nào để bạn cân bằng lợi ích của việc phát triển các quy trình hoạt động tiêu chuẩn mà không làm mất đi sự rung cảm khởi nghiệp tuyệt vời của bạn?
Với tư cách là Giám đốc điều hành của Trainual, tôi đã thấy hàng nghìn công ty làm đúng như vậy. Đây là cách thực hiện:
Bắt đầu với ít chi tiết hơn bạn nghĩ.
Họ nói rằng chiếc máy ảnh tốt nhất là chiếc bạn mang theo bên mình. Tương tự, quy trình được viết tốt nhất là quy trình được viết thực sự. Bạn không cần nhiều chi tiết ra khỏi cổng.
Có thể bạn đã bắt đầu tạo một bộ Quy trình hoạt động tiêu chuẩn (SOP) toàn diện và bạn đang gặp khó khăn. Đây là bí mật: có thể bạn đã suy nghĩ quá nhiều về nó.
Khi bạn bắt đầu, càng ít chi tiết càng tốt. Ngay cả khi bản chất bạn là một người theo chủ nghĩa hoàn hảo, thì SOP của bạn không nên là Nhà nguyện Sistine của bạn. Nó sẽ khiến bạn kiệt sức và có thể khiến nhân viên của bạn rơi nước mắt.
Nếu nhóm của bạn cần thêm thông tin chi tiết, họ sẽ yêu cầu! Cách tiếp cận từ dưới lên đối với tài liệu này ít nặng nề hơn rất nhiều và dễ dàng theo dõi hơn rất nhiều. Thêm chi tiết theo thời gian, theo yêu cầu.
Ghi lại các phương pháp hay nhất của bạn, không phải các phương pháp kém nhất của bạn.
Câu chuyện của Netflix đã quá phổ biến. Hầu hết các chính sách và thủ tục được tạo ra như một phản ứng đối với một vấn đề.
Nếu bạn liên tục cắm các lỗ trên con tàu, bạn sẽ không có thời gian để đóng một con tàu tốt hơn.
Thay vào đó, tài liệu của bạn nên được điều khiển bởi nhóm của bạn tích cực hiệu suất. Trong mọi lĩnh vực kinh doanh của bạn, có một người nào đó đang làm điều gì đó đúng đắn. Có một cách thực hành tốt nhất cho mọi thứ.
Vì vậy, hãy tìm nguồn tài liệu của bạn bằng cách trao quyền cho những người hoạt động tốt nhất của bạn để viết ra những gì đang hoạt động và chia sẻ nó với những người còn lại trong nhóm.
Các quy tắc của bạn được thực hiện để bị phá vỡ.
Khi các quy tắc được viết bằng đá, nó có nghĩa là một trong hai điều. Bạn là một nhà độc tài và không cởi mở với phản hồi hoặc tổ chức của bạn di chuyển quá chậm để thích ứng với các phương pháp hay nhất mới.
Hãy nghĩ về các chính sách và quy trình của bạn giống như bảng xếp hạng trên trò chơi arcade. Ngay khi ai đó nghĩ ra cách tốt hơn để làm điều gì đó, người đó sẽ vươn lên dẫn đầu với tư cách là người chiến thắng rõ ràng và rõ ràng, và mọi người nên công nhận điều đó.
Tại Facebook, có khoảng 10.000 phiên bản khác nhau của nền tảng này đang chạy tại bất kỳ thời điểm nào, bởi vì các nhà phát triển của nó liên tục cạnh tranh để cải thiện các chỉ số của riêng họ. Khi một tính năng hoặc thiết kế mới vượt trội hơn tiêu chuẩn, tiêu chuẩn sẽ được viết lại. Doanh nghiệp của bạn cũng nên hoạt động theo cùng một cách.
Bạn phải quản lý khi bạn tạo.
Qua nhiều năm ghi chép, doanh nghiệp của bạn sẽ phát triển. Một số quy trình sẽ thay đổi và những quy trình khác sẽ hoàn toàn không liên quan, vì vậy nhiệm vụ của bạn là giữ cho bộ sưu tập của bạn được cập nhật.
Ít nhất, hãy lên lịch một khoảng thời gian nào đó mỗi năm - có thể là trong kế hoạch hàng năm của bạn - để xem qua các SOP của bạn và lược bỏ danh sách. Các tổ chức lớn hơn nên thực hiện việc này sau mỗi 90 ngày hoặc thường xuyên hơn để không làm lộn xộn vô số việc tuyển dụng mới.
Cung cấp cho mọi người trong tổ chức của bạn quyền chỉnh sửa các quy trình của bạn hoặc ít nhất là đề xuất các chỉnh sửa khi họ xem xét chúng, nhưng hãy chọn một người trong công ty để có toàn quyền sở hữu hệ thống.
Phát triển các quy trình hoạt động tiêu chuẩn không có nghĩa là chống lại việc kinh doanh của bạn. Nếu bạn trao quyền cho nhóm của mình để nắm bắt các phương pháp hay nhất của họ, thách thức họ cải tiến liên tục và giữ cho nội dung của bạn không lộn xộn và rõ ràng, bạn sẽ loại bỏ công ty những sai lầm ngớ ngẩn mà không giết chết văn hóa.
